為確保政協(xié)第一屆海東市委員會第四次會議順利召開，2月22日，市政協(xié)組織召集相關(guān)負(fù)責(zé)人，傳達大會會議須知、會議日程等內(nèi)容，通報大會人員報到、食宿安排等工作情況，并對相關(guān)工作及會議注意事項進行再部署，再強調(diào)。

會議對秘書處下設(shè)的六個工作小組提出具體要求。要求秘書組負(fù)責(zé)政協(xié)常委會工作報告、市委和市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)的講話、開幕詞、閉幕詞、大會各項決議等材料的起草修改、編號印制、發(fā)放回收、整理歸檔；負(fù)責(zé)會議籌備及召開期間的各種會議記錄；負(fù)責(zé)會議通知。提案組負(fù)責(zé)起草提案工作報告，會前通知委員準(zhǔn)備提案和大會期間委員提案的收集、辦理及會議提案審查報告的起草修改。組織組主要負(fù)責(zé)大會委員發(fā)言材料的征集、審查、編印，提出大會秘書長、副秘書長名單（草案），列席人員名單（草案）等，承擔(dān)大會座次安排等，辦理大會臨時黨組織的相關(guān)工作。

宣傳組負(fù)責(zé)擬定大會宣傳報道方案、制定宣傳標(biāo)語、布置宣傳條幅等；負(fù)責(zé)大會期間宣傳稿件的審定。后勤組負(fù)責(zé)大會經(jīng)費預(yù)算、申請、撥付、結(jié)算；負(fù)責(zé)證件設(shè)計制作、會標(biāo)座牌制作；負(fù)責(zé)參會人員食宿安排、醫(yī)療服務(wù)和食品檢疫、水電通信保障、車輛調(diào)度管理、物資采購。安保信訪組負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場執(zhí)勤、會場外圍安保、委員住地安保、交通秩序維護；負(fù)責(zé)委員住地、會議現(xiàn)場消防安全和應(yīng)急事件處理、治安巡邏防范；負(fù)責(zé)信訪工作，做好接訪工作；做好涉及安全保衛(wèi)和涉防工作的其他事項。

會議還安排部署了各討論小組秘書的職責(zé)和分工。